Gestionando tu propio proyecto

Management, Proyectos

octubre 17, 2022

Dirigir proyectos sin duda es una competencia crítica en las organizaciones. Hoy en día, debido a la constante actualización, las empresas tienen la necesidad de innovar o lanzar proyectos, para responder a estos desafíos, buscando así, mejorar o superarse como organización. En este artículo te daremos algunos consejos y herramientas para que puedas gestionar tu propio proyecto. Pero para pasar a eso, primero comencemos desde lo básico. Existen proyectos de cambio que están asociados con el disparador de la tecnología.

Disparadores de la tecnología

Y te preguntarás ¿qué es un disparador de la tecnología? Prácticamente, es incorporar innovaciones tecnológicas para no perder posiciones frente a tus competidores o para responder a exigencias del entorno. Existen proyectos en específico que están enfocados en esto, y son imprescindibles para tu organización. A continuación te compartimos algunos de estos.

ERP (Enterprise Resource Planning – Sistema de planificación de recursos empresariales): Es una implementación de sistemas de software que facilita la integración transaccional y de información de las distintas áreas de operación (ventas, manufactura, abastecimiento, etc.) y de soporte (administración, recursos humanos, finanzas, etc.). Estas áreas integran la cadena de valor (value chain) de la organización. Estos sistemas de ERP recopilan los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, también elimina los datos duplicados y proporciona integridad de datos mediante una fuente de confianza. Estas herramientas ayudan a planificar, presupuestar, predecir y notificar los resultados financieros de una empresa, además facilita el flujo de datos entre ellos.

SCP (Supply Chain Management – Administración de la cadena de suministro): Es la implementación de modelos que contribuyen a integrar la cadena logística de una empresa con sus proveedores de productos y servicios. Lo que buscan estos sistemas es optimizar la operación del abastecimiento según los requerimientos de la demanda y los niveles del capital de trabajo, para así, poder reducir los cargos financieros. En palabras resumidas, el propósito de este proceso es satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea posible. Es una de las mejores maneras de que las organizaciones presten un buen servicio a sus clientes, haciendo una gestión eficaz de la cadena de suministro como prioridad estratégica. Su objetivo principal es mantener el control de las actividades de la red, sincronizándolas.

CRM (Customer Relationship Management – Gestión o administración de relaciones con el cliente): Es la implementación de proyectos que optimizan la relación de la organización con sus clientes. El CRM almacena información de clientes actuales y potenciales (como nombre, dirección, número de teléfono, etc.) e identifica sus actividades y como se relaciona con la organización. Su alcance cubre tanto la atención de requerimientos y reclamos de clientes como la optimización de los procesos de ventas y campañas de marketing. En estos proyectos existen dos componentes, el operativo y el analítico. El CRM ayuda a tu organización a omitir procesos obsoletos y esfuerzo manual para que este pueda avanzar. Además de organizar tus contactos y cuentas de una manera más accesible, en tiempo real y simplificando el proceso de ventas.

BI (Business Intelligence – Inteligencia empresarial): Es el componente operativo que se relaciona con el contacto con los clientes, a través de canales como: call center, internet, dispositivos móviles, etc. Son estrategias y herramientas que sirven para transformar la información en conocimiento. Y el componente analítico se relaciona con el Business Intelligence, que es la implementación de proyectos que, a través de la explotación de información disponible en las bases de datos, para la interrelación de la compañía con sus clientes.

E-Business (Negocio electrónico): Esto es la implementación de proyectos que permite construir nuevas aplicaciones de uso dentro de las compañías o en su relación con su comunidad de negocios. Va más allá de solo trabajar en la computadora, es implementar y adoptar herramientas tecnológicas, es marcar la diferencia. Estas transacciones de comercio electrónico facilitan la vida a clientes y empresarios. Se trata de aplicaciones tales como:
E-learning: Es la capacitación interactiva por medio de internet, reduciendo significativamente los costos de la actividad, asociados con el traslado de la gente y el tiempo.
E-commerce: Es utilizar el internet como canal de venta de productos y servicios.
E-procurement: Es la reducción de los costos administrativos de compras; – la utilización de marketsites (sitios web), o la creación de plataformas BtoB (entre empresas) que permiten optimizar los precios de compra de bienes y servicios.
Sitios de contenido e información, que permiten a los clientes, hacer el seguimiento (tracking) del recorrido de sus pedidos.

¿Qué aspectos se deben considerar para la creación de tu propio proyecto?

Ya que conoces un poco más acerca de los proyectos de cambio, con las que debe contar una organización, antes de empezar tu proyecto, es importante que fijes tus objetivos, estos deben estar ligados a lograr que el proyecto alcance los resultados esperados, en el plazo y con los costos de ejecución que se han acordado. Existen algunos puntos que debes considerar para la creación de este.

Los proyectos se deben caracterizar por ser interdisciplinarios y adaptativos. Interdisciplinarios, porque los recursos humanos que intervienen deben tener competencias absolutamente diversas (las necesarias para ejecutar el proyecto). Y adaptativos, porque se va a adecuar a las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto.
Un proyecto puede provenir de distintos sectores de la compañía, y en muchas ocasiones se les suman recursos externos específicamente contratados para la ocasión.
Los roles y tareas en un proyecto, van a depender de los requerimientos de la metodología establecida para cada una de las etapas.
Las tareas y las actividades del proyecto, siempre deben de tener fechas establecidas y una última de ejecución (due date) para no alterar los plazos comprometidos.
El nivel de exposición de un proyecto es mayor, esto debido a que, su ejecución se realiza bajo la supervisión de un comité de dirección que suele estar integrado por varios patrocinadores, ya que el proyecto puede influir en distintas áreas de la organización.
En muchas ocasiones el proyecto puede ser externo, así que el origen de la autoridad del gerente puede provenir de los patrocinadores.

Competencias para gestionar un proyecto

Al construir o empezar un proyecto, debes preguntarte si cuentas con las competencias para ser un excelente gerente en tu proyecto. La persona que gestiona un proyecto debe poseer múltiples capacidades o competencias. Algunas de estas son:

Debe tener la capacidad de integrar y lograr coordinar la planificación y ejecución de las tareas en los equipos del proyecto, con la participación de las distintas áreas de la organización.

Debe contar con la capacidad de gestionar el alcance cuando logra claridad y cuando logra consenso respecto a la conveniencia en términos de costo/beneficio de la elección adoptada.

Capacidad de gestionar recursos humanos, al hacer la selección de los miembros, en cómo logra minimizar el conflicto y convertir a un grupo de personas en un equipo de trabajo que trabajan en conjunto y que comparten una visión compartida.

Debe contar con una excelente comunicación, y manifestarse de una manera adecuada.

Debe tener la capacidad de negociar cuando crea las condiciones para lograr un equilibrio óptimo y un acuerdo satisfactorio entre los requerimientos de los sectores involucrados por el proyecto y la solución propuesta por los equipos de trabajo.

Capacidad de gestionar costos, esto se vincula con el cumplimiento de las partidas presupuestarias asignadas al proyecto y la optimización consecuente de su uso.

Capacidad de administrar tiempos, debes saber evaluar la razonabilidad de plazos y contingencias para lograr que se cumpla.

Capacidad de administrar la calidad del proyecto, en la forma de cómo trabajan los equipos, en el esquema de seguimiento y control, en que la cultura del proyecto, de hacer las cosas bien desde la primera vez.

Capacidad de anticiparse a los riesgos que puedan aparecer en el camino.

Capacidad de seleccionar adecuadamente en la incorporación de recursos técnicos y humanos externos que sean necesarios para el éxito del proyecto.

Como líder de tu proyecto, debes contar con el liderazgo correcto, ¿cómo hacerlo?

Motiva y alienta a tu equipo de trabajo

Sé el ejemplo

Identifica lo principal, para dirigir tu esfuerzo y tu tiempo

Opera sobre todos los aspectos relevantes y críticos

Adopta en forma oportuna las decisiones que te corresponden

Entiende y gestiona las expectativas de los distintos interesados

Evitan el conflicto

Y, sobre todo, trabaja en equipo y en conjunto

En definitiva, dirigir o crear un proyecto, requiere de muchas competencias, habilidades, aptitudes y actitudes, complementadas de sistemas o herramientas que te apoyarán a crear las condiciones adecuadas para conseguir un proyecto exitoso.

Recuerda que un proyecto requiere de un fuerte compromiso y una gran convicción, debido a que debe estar equilibrado con la toma de decisiones.

Aplicando toda la enseñanza que nos brinda este artículo, te dejamos el siguiente mensaje del libro Project Management. Un enfoque de liderazgo y ejecución de proyectos en la empresa para aplicar el lunes por la mañana, que dice lo siguiente:

"¡En buena parte, el destino del proyecto estará en sus manos como gerentes o líderes de proyecto!”

Y ahora que hemos compartido contigo toda esta información, ¿qué opinas?, ¿estás de acuerdo o quisieras conocer más?

Continúa aprendiendo más con nuestro programa Administración de Proyectos en el cual, podrás aprender los diferentes recursos indispensables en un proyecto, tomando en cuenta, los modelos actuales de calidad y servicio.

Esperamos que haya sido de utilidad toda esta información y lo puedas aplicar en tus próximos proyectos. Recuerda dejarnos un comentario para saber qué te pareció este artículo y suscribirte a nuestro blog para seguir informándote y conociendo más acerca de temas relacionados.

Referencias:

David Brojt. (2014). Project management: un enfoque de liderazgo y ejecución de proyectos en la empresa para aplicar el lunes por la mañana. Buenos Aires, Ediciones Granica. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/ibexeducacion/113862

https://www.cursosaula21.com/que-es-el-supply-chain-management/

https://www.oracle.com/mx/erp/what-is-erp/#link1 https://www.salesforce.com/mx/crm/

https://blog.signaturit.com/es/que-es-business-intelligence-bi-y-que-herramientas-existen#Business-Intelligence

https://www.sydle.com/es/blog/que-es-e-business-61676092830b254194e0eb1f/

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